Automatisiertes

Vertragsmanagement

Technologie

Die

Transformationsgeschichte

in zwei Sätzen

Legal Automation. Rechtsabteilungen in der Automobilindustrie haben einen anspruchsvollen Job, den sie unter hohem Zeitdruck meistern müssen. Ein Automobilunternehmen beauftragte blu BEYOND, sein Vertragsmanagementsystem um wichtige Funktionen zu erweitern und Prozesse zu automatisieren, um die Verantwortliche entlastet.

Kundenwunsch

Neue Features für das Vertragsmangementsystem. Seit 2015 ist das Vertragsmanagementsystem beim Kunden im Einsatz. Die Rechtsexpert*innen des Unternehmens können damit vor allem laufende Verträge mit einem Umfang von bis zu 200 Seiten prüfen, zur Unterschrift freigeben lassen, Vertragslaufzeiten beenden und die Dokumente entsprechend archivieren. Für die eigentliche Vertragserstellung war das Tool zunächst nicht konzipiert. Im Laufe der Zeit entstand der Wunsch, diese Funktion zu integrieren. Um den hohen manuellen Aufwand und die entsprechend langen Bearbeitungszeiten zu reduzieren, dachte man über weitere Optimierungen nach. Für die Erstellung und Verwaltung der Verträge wünschte man sich schließlich eine Teilautomatisierung dieser Prozesse und einen passenden digitalen Workflow von uns.

Hürden & Extra-Meilen

Wie Ameisenhüten. Das Management von komplexen, nicht standardisierten Verträgen bleibt auch mit digitalen Tools aufwändig und leider auch fehleranfällig: Verschiedene Expert*innen sind involviert und arbeiten gleichzeitig an einem Dokument und zu allem Überfluss bringen mittendrin auch noch Kund*innen ihre Vorstellungen ein – und das alles gleichzeitig. Erst danach geht der überarbeitete Vertrag zur finalen Freigabe durch eine Vorstandssitzung, wo er „abgesegnet“ wird. Man kann sich vorstellen, dass sich dieser Prozess bei ca. 2.000 Verträgen pro Jahr für die Verantwortlichen angefühlt haben muss, wie Ameisenhüten.

Technische Lösung

Das Vertragsmangementsystem basiert auf SharePoint Online und ist speziell entwickelt für den Einsatz in einer Site Collection. Um Funktionalitäten anzupassen, haben wir SPFx-Erweiterungen (SharePoint Framework Extension) implementiert. Dabei handelt es sich um benutzerdefinierte Webparts und Formulare, die in die Site Collection integriert sind. Die Bereitstellung und Installation der SPFx-Pakete erfolgten im Kontext der Site Collection. Dabei diente der App Catalog der Site Collection als zentrale Ablage. Der Vorteil: Die Implementierung ist einfacher zu handhaben, gleichzeitig erhöht sich die Anwendungssicherheit.
Hosting: Um komplexere kundenspezifische Funktionen zu ermöglichen, verwendet das Vertragsmanagementsystem einen benutzerdefinierten Webdienst, gehostet in einer Azure Web App. Das bietet dem Kunden maximale Flexibilität und Skalierbarkeit.
Automatisierung: Für die Datenverarbeitung innerhalb der Site Collection setzen wir auf Web Jobs in Azure. Diese automatisierten Aufgaben gewährleisten, dass sich wiederkehrende Prozesse ohne manuelle Eingriffe durchführen lassen.

Große

Errungenschaften

Integriert, optimiert und KI-ready. Wir arbeiten mit dem, was da ist, wo immer möglich. In diesem Fall hat sich die bestehende Nutzung von Microsoft Office 365 bei unserem Kunden als vorteilhaft erwiesen – so konnten wir MS SharePoint direkt als Tool für die Bearbeitung und Ablage der Verträge nutzen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Da ist zum einen der Sicherheitsaspekt, der in SharePoint durch Versionierbarkeit standardmäßig eingebaut ist. Zum anderen gibt es eine Dokumenten-ID und Benachrichtigungen, wenn ein Dokument zur weiteren Bearbeitung bereit steht.

Kleine Siege

Entschlackte Board-Meetings. Gut, wenn Entscheidungen schneller und besser getroffen werden. So gewinnt unser Kunde wertvolle Arbeitszeit seiner besten Köpfe zurück.
Verbesserte Vertragsqualität. Dokumente, die von Anfang an in der neuen Applikation für Vertragsmangement erstellt werden, weisen deutlich weniger Fehler auf und sind einfacher zu bearbeiten als je zuvor.
Intuitives Design für mehr Benutzerfreundlichkeit. Neben den neuen Kernfunktionen hat das Vertragsmangementsystem auch bei UI und UX ein Touch-up erfahren. So wissen nicht nur Power User*innen intuitiv, wie die Lösung funktioniert, sondern auch diejenigen, die nur einmal im Jahr damit arbeiten.
Individuelle Entwicklung für individuelle Anforderungen. Mit der Möglichkeit, Signaturen innerhalb der Anwendung zu erstellen, erweiterte Filterfunktionen zu nutzen und neue Technologien wie KI zu integrieren, haben unsere Entwickler*innen genau das umgesetzt, was für unseren Kunden Sinn macht.

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